С какого процесса начать внедрение ИИ-агента – пять вопросов для выбора

Компании, которые решили попробовать ИИ-агентов, обычно упираются в простой вопрос. С чего начать. Список возможных задач длинный, а ресурсов на эксперименты мало. Если первый агент не принес пользы, команда может потерять интерес ко второму, поэтому первый шаг стоит выбирать осторожно. В статье предложен способ выбрать первый процесс за один рабочий день и проверить выбор тридцатидневным пилотом. Это подход автора, а не стандарт и не обязательная процедура.

Почему не стоит начинать с самого интересного

Самая заметная идея почти никогда не лучшая для старта. Она либо слишком сложна, либо связана с чувствительными данными, либо результат трудно измерить. Мнение автора состоит в том, что первый процесс должен быть скучным. Скучный процесс повторяется, понятен исполнителю и не вызывает споров о том, хорош ли результат.

Пять вопросов для отбора

Возьмите список процессов-кандидатов и задайте каждому пять вопросов. Пороги ниже – ориентиры автора, а не нормы. Подстройте их под свою организацию.

Как часто он повторяется. Лучше всего ежедневно или еженедельно. Редкие задачи, скорее всего, не окупят настройку.
Сколько времени занимает. Если меньше получаса в неделю, начинать вряд ли стоит. Несколько часов в неделю – хороший кандидат.
Что на входе и на выходе. Если вход и выход можно описать одним предложением, агенту будет проще. Если нет, процесс сначала нужно упорядочить.
Насколько легко проверить результат. Хороший признак – проверка занимает минуты, а ошибка заметна сразу.
Есть ли персональные данные и тайна. Если есть, нужен план обезличивания, а иногда лучше выбрать другой процесс (подробнее в разделе про данные ниже).

Каждый ответ можно оценить по трем уровням, высокий, средний, низкий. Процессы с тремя–четырьмя высокими оценками идут в короткий список.

Как собрать список кандидатов

Попросите руководителей подразделений и исполнителей назвать по три задачи, которые они делают повторно и которые им не нравятся. Не просите придумать, где мог бы пригодиться ИИ, потому что трудно оценить возможности, с которыми еще не работал. Просите описать работу. Затем соберите ответы в таблицу. В организации с несколькими подразделениями за один рабочий день можно набрать порядка двадцати–тридцати строк (оценка автора, число зависит от размера), после отбора остаются три–пять.

Карта агентов на одну страницу

Для каждого процесса из короткого списка полезно нарисовать карту. Что агент делает сам, что готовит на утверждение человеку, чего не трогает совсем. Это разделение важнее технологии. Оно показывает, где нужна проверка, и снимает тревогу сотрудников, которые боятся, что их заменят. Агент берет рутину, человек сохраняет решение.

Данные и закон

Если в процессе есть персональные данные, вопрос не только технический. Передача таких данных в сервис ИИ – это обработка персональных данных, и к ней применяется Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». В нем есть определение обезличивания (статья 3). Поэтому на этапе тестов используйте образцы без персональных данных, а до запуска на реальных данных решите, на каком основании они обрабатываются, где хранятся и кто отвечает. Это решение организации, нужна консультация юриста. Вопросы по 152-ФЗ разбирает консультация по 152-ФЗ, а о безопасной работе с ИИ рассказывает страница «Безопасный ИИ».

Как выглядит тридцатидневный пилот

В первую неделю уточняется процесс и собираются образцы документов без персональных данных. Во вторую настраивается агент и проверяется на старых примерах. В третью он работает параллельно с человеком, и результаты сравниваются. В четвертую вы подсчитываете время «было и стало», долю правок и количество ошибок. Затем принимаете одно из трех решений. Расширить, доработать или остановить. Остановка – это нормальный итог пилота, а не провал, если она сэкономила деньги на большом проекте.

Типичные ошибки

Выбор процесса по принципу «чтобы впечатлить руководство».
Отсутствие замера «до», из-за чего потом нечего сравнивать.
Запуск без владельца процесса, которому не все равно.
Отправка в модель реальных персональных данных на этапе тестов.
Ожидание, что агент сразу заработает идеально, без доработки по замечаниям.
Отсутствие правила, кто и как проверяет результат.

Как посчитать выгоду без обещаний

Выгоду можно оценить диапазоном, а не точной цифрой. Возьмите время, которое процесс занимает сейчас, умножьте на частоту и на стоимость часа исполнителя. Это верхняя граница того, что вообще можно сэкономить. Дальше оцените, какую долю работы агент берет на себя, а какую оставляет человеку. Для примера возьмем условный диапазон от четверти до половины. Это допущение для расчета, а не результат измерений. Посчитайте оба края. Из экономии вычтите время на проверку результата и стоимость сервиса. Получится диапазон, а не обещание. Если нижняя граница диапазона не оправдывает затрат, процесс лучше отложить. Точное значение покажет пилот, и только он.

Полезно сразу учесть невидимые выгоды и издержки. Выгода, например, в том, что сотрудник освобождается для задач, где нужно думать. Издержки в том, что кому-то придется поддерживать инструкции агента актуальными. Если эти издержки не назначить на конкретного человека, через несколько месяцев агент может устареть и о нем забудут. Назначьте ответственного сразу, до запуска, и включите его время в расчет.

Что делать с отложенными процессами

Процессы, не попавшие в пилот, не выбрасывают. Их оставляют в списке с пометкой о причине. Не хватает данных, результат трудно проверить, нужен юрист, процесс пока не описан. Через квартал список просматривают заново. Часть причин к тому времени может исчезнуть, а опыт первого пилота поможет оценить остальные. Так список превращается в план внедрения, который строится на фактах, а не на ожиданиях. Не забудьте пересчитать оценки после первого пилота, потому что представления о сложности и пользе после него нередко меняются.

Чек-лист выбора

Собран список из двадцати–тридцати повторяющихся задач (или меньше, если организация небольшая).
Каждая оценена по пяти вопросам.
Выбраны три–пять кандидатов, для каждого нарисована карта агента.
Выбран один процесс и назначен его владелец.
Зафиксирован замер времени и качества до запуска.
Определены критерии успеха и дата принятия решения.
Решено, какие данные запрещено отправлять в модель, и это согласовано с тем, кто отвечает за персональные данные.

Чего не делает ИИ

Не выбирает процесс за вас и не знает, что важно именно вашей организации.
Не исправляет плохо организованный процесс, а лишь ускоряет хаос.
Не гарантирует заранее названный размер экономии.
Не берет на себя ответственность за итоговое решение.
Не заменяет разговор с исполнителями, которые знают нюансы работы.
Не решает вопросы соблюдения закона о персональных данных за организацию.

Пример на вымышленной организации

Пример вымышленный, организации и люди в нем не существуют, цифры не приводятся. Представим вымышленную небольшую производственную компанию. Руководитель просит три подразделения назвать по три повторяющиеся задачи. В списке оказываются еженедельная сводка по заказам, переписка с поставщиками о сроках, подготовка коммерческих предложений и заполнение журнала смен. Каждую задачу оценивают по пяти вопросам. Сводка по заказам набирает больше всего высоких оценок. Она повторяется еженедельно, занимает несколько часов, результат легко проверить по таблице, а персональных данных в ней нет. Ее и берут в пилот. Коммерческие предложения откладывают, потому что результат труднее проверить, а переписку с поставщиками возвращают в список на потом.

Частые вопросы

Сколько процессов брать в пилот?

Один. Несколько параллельных пилотов размывают внимание и мешают понять, что именно сработало. Остальные процессы остаются в списке на потом.

Что если ни один процесс не подошел?

Это нормальный результат разбора. Иногда выясняется, что сначала нужно упорядочить процесс или собрать данные. Такой вывод экономит деньги, которые ушли бы на неудачный запуск.

Нужна ли предварительная подготовка данных?

Минимальная нужна. Образцы документов, описание шагов и примеры правильных результатов. Остальное делается по ходу пилота.

Кого привлекать от заказчика?

Владельца процесса, исполнителя, который знает нюансы, и человека, отвечающего за безопасность данных. По оценке автора, достаточно трех человек на несколько часов в неделю, но точную нагрузку покажет пилот.

Что предлагает Интелликс

Описанный выше путь составляет суть аудита «Карта ИИ-агентов». За две недели разбираются три–пять процессов, итогом становятся отчет, карта агентов и план пилота, которым можно воспользоваться и без нас. Стоимость аудита – 45 000 ₽. Дальше можно перейти к пилоту на 30 дней на одном процессе с замером «было и стало».

Источники

Пять вопросов для отбора, пороги, оценка по трем уровням, порядок пилота – мнение автора, основанное на структуре услуг Интелликс. Это не стандарт.
Состав аудита (две недели, три–пять процессов) и пилота (30 дней, один процесс) – страницы продуктов на сайте Интелликс, аудит, пилот.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статья 3 (определение обезличивания) – официальный портал правовой информации и КонсультантПлюс. Статья не цитируется дословно, действующую редакцию сверяйте на КонсультантПлюс.
Раздел «Пример на вымышленной организации» – иллюстрация, реальные организации и данные не использованы.
Раздел «Частые вопросы» – мнение автора, не юридическая консультация. По вопросам персональных данных обращайтесь к юристу.

Автор – команда Интелликс