ИИ-агент для руководителя – что он берет на себя, а что остается вам

Руководитель тратит значительную часть недели на письма, сводки, согласования и подготовку к встречам. ИИ-агент – это программа на основе языковой модели, которая получает задачу, сама проходит несколько шагов и приносит результат на проверку. Для руководителя он полезен не как умный собеседник, а как помощник, который готовит черновики и собирает материалы. Решение при этом остается за человеком. В статье разобрано, какие задачи можно отдать агенту уже сейчас, как начать без больших затрат, что говорит закон о персональных данных и какие ошибки встречаются чаще всего.

Чем агент отличается от обычного чат-бота

Чат-бот отвечает на один вопрос и ждет следующего. Агент получает цель, например «подготовь сводку по трем проектам к понедельнику», и сам решает, какие документы открыть, что сравнить и в каком виде выдать итог. Он может обратиться к календарю, таблице или папке с документами, если вы ему это разрешили. В конце он показывает результат и просит подтверждения, а не действует втихую.

Для руководителя важны три свойства. Первое – повторяемость. Если задача возникает каждую неделю, агент выполняет ее одинаково, по вашему шаблону. Второе – прозрачность. Шаги агента должны записываться, чтобы можно было увидеть, откуда взята цифра. Если у вашего агента такой записи нет, это повод ее потребовать. Третье – граница полномочий. Агент заранее получает список того, что ему разрешено читать и что разрешено отправлять. Все остальное требует вашего «да». Это мнение автора, но на практике именно граница полномочий определяет, будет ли руководитель доверять агенту.

Какие задачи подходят в первую очередь

Лучше всего агент справляется с работой, где много текста и мало суждений. Подходят следующие задачи.

Еженедельная сводка по проектам из статусов, которые команда уже ведет в таблице.
Черновик ответа на типовое письмо, который вы правите и отправляете сами.
Протокол встречи по расшифровке записи с перечнем поручений и сроков.
Подготовка к встрече – краткая справка по партнеру из открытых источников.
Напоминания о просроченных поручениях с предложением, кому и что написать.

Не подходят задачи, где цена ошибки высока, а проверить результат трудно. Например, окончательное решение о найме, увольнении или подписании договора. Такие вопросы агент может подготовить, но не закрыть.

Как выбрать первую задачу

Хорошая первая задача отвечает четырем условиям. Она повторяется не реже раза в неделю. Она занимает у вас или у помощника не менее часа. Результат легко проверить глазами за несколько минут. И в ней нет персональных данных, а если они есть, вопрос о них решен до запуска (об этом в разделе о рисках ниже).

Попробуйте простой прием. В течение недели записывайте, что вы делали повторно и что вам не хотелось делать. К пятнице у вас будет список из десяти–пятнадцати пунктов. Три из них почти наверняка подойдут под условия выше. Если выбрать затруднительно, это повод заказать короткий разбор процессов, о нем ниже.

Как выглядит день с агентом

Утром агент приносит сводку по вчерашним изменениям в проектах и список писем, на которые ждут вашего ответа, с черновиками. Вы просматриваете их за десять–пятнадцать минут, правите тон и отправляете. Перед встречей агент выдает справку на одну страницу. После встречи по записи готовит протокол и разносит поручения по людям. Вечером показывает, что осталось незакрытым. Этот сценарий – пример, а не обещание результата. Сколько времени он сэкономит именно вам, показывает только замер до и после на ваших задачах.

Риски, о которых стоит знать заранее

Первый риск – ошибки в фактах. Языковая модель может уверенно написать неверное. Поэтому в сводке у каждой цифры должна быть ссылка на источник, а агент должен уметь сказать «данных нет».

Второй риск – персональные данные. Если в запрос попадают фамилии, телефоны и внутренние документы сотрудников, клиентов или студентов, организация как оператор обязана соблюдать Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для агента важны два места закона. Статья 18 устанавливает требования к использованию баз на территории России при сборе персональных данных граждан России. Статья 12 регулирует трансграничную передачу, то есть отправку данных в другую страну, и предусматривает уведомление Роскомнадзора. Подробности и исключения смотрите в действующей редакции этих статей, а вопрос о согласии человека на передачу лучше решить с юристом. На практике это значит, что вопрос о том, где работает модель и где хранятся запросы, нужно решить до первого запуска. Замена фамилий метками снижает риск, но сама по себе не делает данные безопасными. Подходит ли ваша схема под закон, зависит от деталей, и лучше показать ее юристу.

Третий риск – привычка не проверять. Через месяц черновики кажутся хорошими, и внимание падает. Закрепите правило, что письма вовне и документы на подпись агент не отправляет сам.

Первые две недели

В первую неделю выберите задачу, запишите время на нее и составьте для агента короткую инструкцию на одной странице. Что приходит на вход, что вы хотите получить, какие источники разрешены, как оформить результат. Во вторую неделю запустите агента на прошлых примерах, где вы знаете хороший результат, и сравните. Только после этого переходите к живым задачам. Такой порядок кажется медленным, но он экономит нервы. Вы сразу видите, где агент путается, и исправляете инструкцию до того, как ошибка попадет в письмо партнеру.

Чек-лист перед запуском

Выбрана одна задача, которая повторяется каждую неделю.
Записано, сколько времени она занимает сейчас – это ваша точка отсчета.
Определено, какие документы агент может читать, а какие нет.
Персональные данные из запросов убраны, а если они нужны, решено, где они хранятся и какая модель их обрабатывает.
Назначен человек, который проверяет результат, и срок проверки.
Договорено, что отправку вовне и подписание делает только человек.
Через 30 дней запланировано сравнение «было и стало» в часах.

Чего не делает ИИ

Не принимает решения вместо вас и не несет ответственности за них.
Не гарантирует верность фактов без ссылки на источник.
Не знает неписаных договоренностей в вашей организации, пока вы их не записали.
Не заменяет разговор с людьми, когда нужно разобраться в конфликте или мотивации.
Не работает хорошо с неупорядоченными данными, если папки и таблицы в хаосе.
Не отменяет необходимости резервных копий и контроля доступа.
Не заменяет юриста при вопросах о персональных данных.

Частые вопросы

Нужен ли для этого программист?

Для первых задач чаще всего нет. Настройка агента под повторяющуюся задачу делается один раз, дальше вы работаете с результатом. Программист нужен, когда агент подключается к вашим системам, например к почте, календарю или базе документов. Это зависит от ваших систем и требует отдельной оценки.

Что будет, если агент ошибется?

Ошибка исправляется на этапе проверки, пока результат не ушел вовне. Поэтому важно правило, что письма и документы на подпись агент не отправляет. Если ошибка найдена, ее разбирают и добавляют правило в инструкцию агента, чтобы она не повторялась.

Можно ли доверить агенту личную переписку?

Мнение автора такое. Личную и конфиденциальную переписку лучше агенту не отдавать вообще. Начните с рабочих материалов, в которых нет чужих персональных данных, и только потом решайте, расширять ли доступ.

Как понять, что агент окупился?

Сравните время до и после на одной и той же задаче за несколько недель. Если разница ощутима и качество не упало, эффект есть. Если нет, задачу стоит поменять или вернуть человеку.

Что предлагает Интелликс

Если нужно определить, с чего начать, подойдет аудит «Карта ИИ-агентов» – за две недели разбираются три–пять процессов, и вы получаете карту того, что агент делает сам, что готовит на утверждение и что не трогаем. Если вы готовы проверить идею на деле, есть пилот агента на 30 дней с замером часов. Для команды доступен практикум для сотрудников. Если в задачах есть персональные данные, посмотрите безопасное использование ИИ и консультацию по 152-ФЗ.

Источники

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в КонсультантПлюс. Сверяйте номера статей и частей с действующей редакцией на КонсультантПлюс.
Описание агента и границы полномочий – мнение автора, основанное на практике подготовки услуг Интелликс.
Перечень задач и сценарий дня – мнение автора, иллюстрация, а не измеренный результат.
Состав услуг – страницы продуктов на сайте Интелликс, раздел «Продукты».
Раздел «Частые вопросы» – мнение автора, не юридическая консультация.
Вопросы о схеме обработки персональных данных в вашей организации – к юристу.

Автор – команда Интелликс